Jak przekazać do Urzędu podpisany wniosek skargę lub inne pismo

W pierwszej kolejności należy przygotować wniosek, skargę lub inne dowolne pismo w odpowiednio wygenerowanym dokumencie w postaci pliku tekstowego, graficznego, itp. zgodnego z rozporządzeniem
rady ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie krajowych ram interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2024 poz. 773).
Przykładowo mogą to być: DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, TIF, BMP, JPG, PDF, ZIP

Można skorzystać z gotowych dokumentów do wypełnienia z zasobów eBudownictwo

Inna metoda to wykonanie skanów pism wypełnionych odręcznie i przesłanie w formacie PDF / JPG na adres inspektoratu podany tutaj

METODA 1 –>

Przede wszystkim aby wysłać wiadomość (pismo/wniosek/skargę/itp.) do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego we Włodawie z wykorzystaniem e-Doręczeń będziemy potrzebować adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Szczegółowe instrukcję można uzyskać pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/jak-zalozyc-adres-i-skrzynke-do-e-doreczen

Wysyłka wiadomości elektronicznej w aplikacji e-Doręczeń
1. Zaloguj się do skrzynki e-Doręczeń.
2. Przygotuj wiadomość elektroniczną:
– wpisz adres do e-Doręczeń odbiorcy lub znajdź go w polu Do albo w wyszukiwarce zaawansowanej,
– wpisz temat wiadomości i jej treść,
– opcjonalnie możesz wpisać znak sprawy (na przykład sygnaturę pisma, aby potem łatwiej odszukać tę wiadomość),
– możesz dodać załącznik (w nazwie plik nie może być znaków ~”#%&{}!?:*|<>()/\ ani spacji).
3. Wyślij wiadomość, aby otrzymać dowód wysłania (nadania).
4. Odbiorca dostanie powiadomienie o oczekującej wiadomości.
5. Odbiorca otrzyma Twoją wiadomość, a Ty uzyskasz dowód jej otrzymania (odbioru).

Ważne: wiadomość, po 14 dniach od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia na skrzynkę obywatela, firmy lub innego podmiotu niepublicznego, jest uznawana za skutecznie doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie odebrał przed upływem tego terminu (tak zwana fikcja doręczenia).

Warunki wysyłki
Szczegółowe warunki dotyczące wysyłki w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego znajdują się w Regulaminie PURDE i PUH.
Najważniejsze z nich:
– wielkość pojedynczej wiadomości (z załącznikami) do maksymalnie 15 adresatów nie może przekraczać 500 MB,
– wielkość pojedynczej wiadomości (z załącznikami) do maksymalnie 1000 adresatów nie może przekraczać 15 MB,
– dla każdego z odbiorców tworzona jest odrębna przesyłka z indywidualnym numerem,
– dopuszczalne formaty plików określa załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia PURDE i PUH,
– do każdej przesyłki wystawiane są odrębne dowody.

Dowody potwierdzające wiadomość
Operator wyznaczony wystawia dowody do wiadomości elektronicznej (również dla przesyłek usuniętych). Ma obowiązek przechowywać je przez 36 miesięcy. Jeżeli w ciągu trzech lat będziesz chciał otrzymać taką korespondencję z dowodami to możesz zwrócić się do operatora wyznaczonego i jest on zobowiązany udostępnić Ci taką korespondencję.
Do przesyłki wystawiane są dwa rodzaje dowodów:
– techniczne (w formacie XML) – dla zdarzeń:
– nadania,
– preawizacji,
– odbioru,
– dotyczących współpracy z innym dostawcą.
– biznesowe (w formacie XML i PDF) – dla zdarzeń:
– wysłania (nadania),
– otrzymania (odbioru).
Dowody możesz pobrać w skrzynce do e-Doręczeń (gdy otworzysz wiadomość) lub w panelu usług dodatkowych udostępnionych przez Pocztę Polska S.A. W tym panelu sprawdzisz też poprawność dowodów dotyczących wysyłki elektronicznej.
Ważne: dowody są integralną częścią wiadomości. Nie można ich z niej usunąć. Jeśli usuniesz wiadomość, to razem z nią zostaną usunięte dowody.

1. Przygotowany wcześniej dokument należy podpisać elektronicznie – można to zrobić za pomocą podpisu elektronicznego lub za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego
   – bezpłatna procedura podpisu dokumentu online (wymagane logowanie do ePUAP) znajduje się na stronie www.moj.gov.pl
   https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER
2. Podpisany dokument w formacie XML należy wysłać jako załącznik na email: inspektorat@wlodawa.pinb.gov.pl
3. Po otrzymaniu wiadomości e-mail urząd wyśle informację zwrotną o dostarczeniu.
4. Podpisany dokument w formacie XML należy wysłać jako załącznik na email: inspektorat@wlodawa.pinb.gov.pl

Wymagania dla dostarczanych dokumentów elektronicznych

W przypadku doręczenia przesyłki nie spełniającej łącznie wszystkich wymogów – nie będzie ona wprowadzona do systemu teleinformatycznego Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego we Włodawie i nie zostaną podjęte czynności związane z załatwieniem sprawy.

METODA 3 –>

W celu wniesienia wniosku, skargi lub innego dowolnego pisma do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego we Włodawie –  w postaci elektronicznej przez platformę ePUAP konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta na platformie ePUAP. Konto można założyć rejestrując się na stronie: http://epuap.gov.pl/
Szczegółową instrukcję, opisującą procedurę rejestracji znajdą Państwo w zakładce POMOC w platformie ePUAP.
 
Procedura wysyłania dokumentów (po zalogowaniu do ePUAP)
 – należy zalogować się do platformy ePUAP
 – wybrać zakładkę – „KATALOG SPRAW”
 – w katalogu spraw –> sprawy ogólne –> należy wybrać „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”
 – dalej kliknąć „załatw sprawę”
 – w odpowiednich polach wypełnić:
 
Wybierz urząd lub instytucję, do której składasz pismo* 
Proszę – wpisać „POWIATOWY INSPEKTORAT NADZORU BUDOWLANEGO WE WŁODAWIE”
 
Rodzaj pisma*
    Należy wybrać odpowiedni rodzaj pisma w zależności od sprawy, np. wniosek, inne pismo
 
Tytuł pisma*
    Wypełnić odpowiednio do sprawy
 
Treść pisma*
   Wypełnić odpowiednio do sprawy
 
Załączniki 
   Proszę dołączyć odpowiednie załączniki (np. dokumenty PDF, skany dokumentów)
 
 – następnie należy kliknąć „DALEJ”
 – zaznaczyć „PRZEJDŹ DO PODPISU” i podpisać dokument profilem zaufanym.
Można też wysłać pismo bez podpisu.